פעילות חדשה יכולה להתרחב מהר לפני שמישהו יודע אם היא עובדת. תוכנית קצרה ומוגדרת עוזרת ללמוד בלי לאבד שליטה על הזמן, התקציב והמותג. המטרה בחודש הראשון היא לבנות תהליך מדיד ולזהות התאמה, לא להבטיח מספר לקוחות. גם אם מחזור המכירה ארוך, אפשר לראות אם הרשימה, המסר והסינון מתקדמים בכיוון הנכון.
שבוע ראשון: קהל והצעה
הגדירו פלח אחד, צורך מרכזי ושירות שהסוכנות יכולה לספק היטב. בדקו לקוחות קודמים, הכינו פרופיל לקוח ותנאי פסילה. בנו רשימה ראשונית ובדקו את התפקידים ואת פרטי הקשר. סיימו את השבוע עם מסר קצר, מטרה לפגישה והגדרת איכות. קבעו גם תקציב ניסוי ובעל תפקיד אחראי.
שבוע שני: פעילות מבוקרת
פנו לקבוצה קטנה בהיקף שהצוות יכול לנהל. תעדו כל תגובה ואת סיבת חוסר ההתאמה. בדקו אם האנשים מבינים מה אתם מציעים ואם הם קשורים להחלטה. אל תשנו רשימה, מסר וערוץ כולם יחד; אחרת קשה לדעת מה השפיע. עצרו פניות לפי בקשות המקבלים והתאימו את הפעילות לכללי הערוץ.
שבוע שלישי: פגישות ומשוב
עברו על פגישות שנקבעו והתקיימו. בקשו מהצוות משוב על צורך, יכולת השקעה ותפקיד המשתתף. בדקו את סיכומי ההעברה ואת התזכורות. אם יש הרבה קביעות ומעט הגעה, שפרו תיאום ציפיות. אם מגיעים אנשים לא מתאימים, תקנו סינון ורשימה. יותר פניות לא פותרות את שני המצבים האלה.
שבוע רביעי: החלטת המשך
השוו עלויות לתוצאות לפי קבוצות הפנייה. חלק מהעסקאות עדיין פתוחות, ולכן ציינו מה כבר ידוע ומה מוקדם לשפוט. בחרו אם להמשיך באותו היקף, לבדוק שינוי אחד או לעצור פלח שאינו מתאים. הגדלה מוצדקת רק כאשר יודעים איזה חלק מהתהליך רוצים לשכפל וכמה עבודה נוספת הוא ייצור.
מגדירים זמן ניהול קבוע
קיימו פגישה שבועית קצרה שבה עוברים על מספרים ועל דוגמאות אמיתיות. תנו לכל תקלה אחראי ופעולה הבאה. שיחה אחת לא מתאימה יכולה ללמד יותר מטבלה של מאה סטטוסים חסרים. שמרו תיעוד של השינויים, כדי לא לחזור על אותו ניסוי ולהבין מה קרה כאשר התוצאות השתנו.
מכינים את הסוכנות לקליטת לקוחות
לפני הגדלה, בדקו מי ינהל את העבודה, כמה לקוחות אפשר לקלוט ומה נדרש בשבוע הראשון של ההתקשרות. ודאו שהצעת המכירה תואמת לשירות בפועל. אפשר לבחור יעד מתון יותר אם הוא שומר על רווחיות ועל לקוחות קיימים. תהליך פנייה יזומה טוב צריך לחבר בין שיווק, מכירות וביצוע, ולא ליצור עומס שאיש לא תכנן.
ליישום השבוע: פתחו לוח של ארבעה שבועות עם תוצר לכל שבוע, מדדי איכות, תקציב ואחראי על ההחלטה להמשיך.
תוכן מקורי של MEETINGWAVE. דוגמאות הן לצורכי תכנון. לקריאה נוספת על מודלים של קביעת פגישות: בלקינס, סיילסרודס ו־מרטל.