יומן מלא יכול להרגיש כמו צמיחה, גם כשאף פגישה לא מתקדמת. כדי להבין אם פעילות קביעת הפגישות מועילה, צריך להסכים מראש על הגדרת איכות. פגישה איכותית מחברת בין אדם רלוונטי, בעיה שהסוכנות יכולה לפתור והסכמה מודעת לבחון את השירות. היא אינה הבטחה לעסקה, אבל היא נותנת לצוות המכירות בסיס טוב לשיחה.
התאמה לעסק ולשירות
בדקו שהחברה נמצאת בתחום שאתם משרתים ושמודל השירות שלכם מתאים לה. סוכנות שמתמחה במסחר מקוון אינה חייבת לפגוש כל עסק עם אתר. ההתאמה כוללת גם יכולת קליטה אצלכם: מי ינהל את הלקוח, אילו משאבים יידרשו והאם אפשר לעמוד ברמת השירות. בלי התאמה, גם פגישה נעימה עלולה להפוך להצעה שלא נכון לסגור.
אדם שיכול לקדם החלטה
לא כל משתתף צריך להיות החותם הסופי, אבל הוא צריך להיות קשור לנושא ויכול לקדם אותו. שאלו מי מעורב בהחלטה ומה תפקידו של האדם שאיתו אתם מדברים. אם חסר גורם חשוב, תכננו איך ומתי לצרף אותו. אל תציגו ״פגישה עם מקבל החלטה״ כאשר ידוע רק התפקיד שלו, ולא הקשר שלו לרכישה.
צורך שהלקוח מכיר בו
הלקוח צריך להבין על מה מדברים. ״רוצה לשמוע רעיונות״ רחב יותר מ״רוצה לבדוק איך לשפר איכות פניות בענף מסוים״. אפשר לשאול מה הוא רוצה לשנות, מה כבר ניסה ולמה זה רלוונטי עכשיו. תעדו את הניסוח שלו, בלי להעצים כאב או לייחס לו התחייבות שלא נתן.
יכולת השקעה וטווח זמן
אין צורך להפוך את התיאום לחקירה פיננסית. הסבירו באיזה סוג היקפים השירות פועל ובדקו אם זה מתאים לבחינה. הפרידו בין תקציב מאושר, הערכה ומידע שעדיין חסר. גם טווח הזמן חשוב: עסק שמבקש להתחיל בעוד שנה דורש מסלול מעקב אחר מעסק שרוצה להחליף ספק החודש.
הסכמה ברורה לפגישה
וודאו שהאדם מבין שמדובר בשיחת היכרות עסקית עם הסוכנות, ולא בהטבה או בייעוץ שמוצגים באופן מטעה. תאמו זמן, משך, קישור ומטרת השיחה. שלחו תזכורת עניינית ואפשרות לשנות מועד. זימון שהלקוח מבין ומאשר נותן לשני הצדדים הזדמנות להגיע מוכנים.
הקשר שמועבר לצוות המכירות
לפני הפגישה העבירו סיכום קצר: חברה, תפקיד, צורך, מצב נוכחי, טווח תקציב ומידע חסר. אחרי הפגישה בקשו משוב לפי אותם קריטריונים. זה מאפשר ללמוד אם הסינון היה נכון ולתקן את הרשימה או המסר. סיכום מסודר חשוב יותר מעוד מצגת כשהבעיה היא פער בין התיאום לבין השיחה עצמה.
ליישום השבוע: הגדירו בכתב מה נחשב פגישה מאושרת, איך מתעדים מידע חסר ומה עושים כשפגישה אינה עומדת בתנאים.
תוכן מקורי של MEETINGWAVE. דוגמאות הן לצורכי תכנון. לקריאה נוספת על מודלים של קביעת פגישות: בלקינס, סיילסרודס ו־מרטל.